راهنمای کارجویان در مورد شرایط استخدام کارمند اداری و الزامات شغلی

 در سازمان‌های بزرگ که دارای سلسله مراتب و بخش‌های متعددی هستند معمولا حجم کارهای دفتری و اداری بسیار بالا است و شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک نیز کارهای دفتری خودشان را دارند. مسئولیت اصلی کارمند اداری یا منشی، رسیدگی، هماهنگی و سازماندهی این امور است تا همه‌چیز با نظم و سرعت پیش برود.

کارمند اداری نیاز به تحصیلات خاص و بالایی ندارد و تنها کافی است کارمند اداری با روند اداری سازمان محل کارش آشنایی پیدا کند. با این حال، سازمان‌ها و کارفرماها برای جذب کارمند اداری و منشی، به مهارت‌های فردی خاصی توجه دارند که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، مهارت در سازماندهی و نظم است.

با این حال، هنوز، به ویژه در کشورهای جهان سوم مثل ایران که کاغذبازی و بروکراسی اداری هنوز با خدمات دیجیتال جایگزین نشده، نیاز به استخدام کارمند اداری و منشی تقاضای زیادی دارد.

در این مقاله جاب ویژن قصد داریم در مورد شرایط، تحصیلات و مهارت‌های مورد نیاز برای استخدام کارمند اداری صحبت کنیم و بازار کار و دورنمای شغلی این موقعیت کاری را با یکدیگر بررسی کنیم.

چارچوب اصلی وظایف سازمانی یک کارمند اداری

کارمندان اداری هم مثل سایر مشاغل در سازمان‌های بزرگ دارای سطوح شغلی مختلفی هستند که وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها با هم تفاوت دارد و شرح وظایف کارمند اداری تا حد زیادی به زمینه فعالیت و اندازه‌ سازمان بستگی دارد. با این حال، به طور کلی می‌توان گفت که هدف سازمان‌ها از استخدام کارمند اداری، انجام امور زیر است:

• هماهنگی قرارهای ملاقات
• تأمین پشتیبانی اداری برای بخش حسابداری سازمان
• سازماندهی و بایگانی اسناد اداری و اطلاعات دیجیتال
• رسیدگی به امور بانکی مثل باز کردن حساب‌های بانکی
• آماده‌سازی صورت‌های مالی
• ایجاد و نگهداری فایل‌ها و دیگر سیستم‌های اداری
• رزرو اتاق‌های جلسات و کنفرانس
• همکاری با دیگر پرسنل برای عقد قراردادهای خارج سازمانی
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل
• کپی و پرینت از اسناد مختلف
• سفارش و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز در بخش اداری سازمان
• هماهنگی سفرهای کاری و دیگر ارتباط خارجی پرسنل سازمان
• تطبیق یا مغایرت‌گیری حساب‌ها با پیروی از یک برنامه‌ریزی زمانی

داشتن چه مهارت‌هایی در شغل کارمند اداری ضروری هستند؟

اکثر کارمندان ادارای نیازمند مهارت‌های تخصصی بالایی نیستند و تنها به چندین مهارت نرم و فردی نیاز دارند که در ادامه، به آن‌ها اشاره می‌کنیم. واحدهای منابع انسانی سازمان‌ها در جلسه‌ مصاحبه برای استخدام کارمند اداری، توجه زیادی به مهارت‌های فردی زیر دارند:

• نظم و مهارت‌ بالا در سازماندهی
• توانایی در مدیریت فشار و اولویت‌بندی کارها و حجم کاری
• توانایی پذیرش و درک دستورالعمل‌های داده شده
• مهارت‌های کلامی و ارتباطی قوی
• پاسخگویی مناسب به تماس‌های تلفنی
• توانایی کار تیمی
• مهارت در ارائه‌ گزارش و توجه به جزئیات
• توانایی برنامه‌ریزی و زمانبندی کارها
• قابل اطمینان بودن و صداقت
• مهارت‌های مدیریت پروژه

البته برخی سطوح شغلیِ کارمند اداری، علاوه بر مهارت‌های نرمی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم، نیازمند مهارت‌های سخت نیز هستند. این مهارت‌ها شامل مهارت‌های نرم‌افزاری مثل تسلط به مجموعه‌ آفیس، توانایی کار با نرم‌افزارهای حسابرداری و نرم‌افزارهای آماری است. گاهی اوقات، تسلط به زبان انگلیسی یا یک زبان خارجی دیگر نیز باعث افزایش فرصت‌های شغلی کارمند اداری و منشی برای کارجویان می‌شود.

کارمند اداری در سازمان‌های بزرگ و کوچک چه میزان حجم کاری دارد؟

حجم کاری کارمند اداری یا منشی به اندازه‌ سازمان و نوع فعالیت‌ آن بستگی دارد و در هر شرکت و کسب و کاری ممکن است متفاوت باشد. بعضی از سازمان‌های متوسط که  در حال رشد و پیشرفت هستند معمولا حجم کاری زیادی برای کارمندان اداری دارند. زیرا درآمد این سازمان‌ها برای به‌خدمت‌گیری تعداد زیادی کارمند اداری، چندان بالا نیست و یک نفر باید تمام امور را انجام بدهد. با این حال، میزان درامد این کارمندان از منشی‌ها که معمولا حجم و ساعات اداری کمتری دارند، بالاتر است.

در سازمان‌های بزرگتر، سلسله‌مراتب و بروکراسی اداری کاملا مشخص شده و هر بخش، تعدادی کارمند اداری دارد که وظایف به طور مناسبی بین آن‌ها تقسیم شده است. همچنین، بعضی از جایگاه‌های شغلی در این سازمان‌ها که مکاتبات زیادی دارند، دارای منشی اختصاصی هستند. بنابراین، حجم کارهای اداری و دفتری به طور مناسبی بین کارمندان و منشی‌ها، تقسیم می‌شود و حجم کاری معقولی برای هر فرد در نظر گرفته می‌شود.

به طور کلی، منشی‌ها و کارمندان اداری سازمان‌های دولتی در روزهای غیرتعطیل به طور تمام وقت مشغول به کار هستند؛ شرکت‌های خصوصی بزرگ نیز از نظر ساعات کاری مشابه سازمان‌های دولتی هستند. با این حال، ممکن است بعضی از شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک، نیازمند استخدام کارمند اداری پاره وقت هم باشند.

آگهی‌های استخدام کارمند اداری بیشتر مربوط به کدام سازمان‌ها هستند؟

تقریبا هر سازمان و شرکتی برای انجام امور دفتری روزانه، به استخدام و جذب کارمندان اداری نیاز پیدا خواهد کرد. با این حال، به طور کلی می‌توان گفت که سازمان‌های زیر به دلیل اندازه و نوع فعالیت، نیاز بیشتری به منشی و کارمند اداری دارند:

• شرکت‌های ارائه دهنده‌ خدمات حقوقی و مالی
• سازمان‌های عمومی مثل خیریه‌ها
• شرکت‌های ارائه دهنده‌ خدمات عمومی
• شرکت‌های بزرگ
• بیمارستان‌ها
• دانشگاه‌ها و آموزشگاه‌های بزرگ
• سازمان‌های دارای تشکیلات بزرگ و گسترده که حجم بالای مکاتبات اداری دارند

چه تحصیلات و مدرک دانشگاهی برای استخدام به عنوان کارمند اداری لازم است؟

همانطور که پیش از این گفتیم، منشی‌ها و کارمندان اداری نیازمند تحصیلات بالایی نیستند و هر کسی بدون تحصیلات دانشگاهی و تنها با یک مدرک دیپلم، به شرط آشنایی با روندهای سازمانی، می‌تواند کارهای یک منشی یا کارمند اداری را انجام دهد.

 با این حال، اکثر کارفرمایان در استخدام کارمند اداری، به داشتن حداقل مدرک لیسانس در رشته‌های مرتبط علوم انسانی مانند مدیریت، کسب و کار، حقوق و … تأکید دارند. پیشرفت در این شغل، وابستگی چندانی به تحصیلات ندارد و صرفا براساس تجربه و مهارت‌های مورد نیاز است.

جمع‌بندی

تجربه و کسب مهارت‌های لازم، حرف اول را در پیشرفت به عنوان کارمند اداری می‌زند. با توجه به روند فزاینده‌ دیجیتالی شدن بسیاری از فرآیندها در سازمان‌ها، نیاز به استخدام کارمند اداری، روز‌به‌روز کاهش پیدا می‌کند. بنابراین، کسب مهارت‌های تخصصی برای حفظ فرصت‌های شغلی برای کارمندان اداری، ضروری به نظر می‌رسد.

هر شرکت و کسب‌وکاری، صرف نظر از اندازه و تعداد کارکنان، برای پیشبرد سریع و منظم کارهای دفتری و اداری، نیازمند استخدام کارمند اداری و منشی است. وظایف اصلی کارمندان اداری و منشی‌ها انجام کارهای دفتری و کاغذبازی‌های روزانه سازمان است. بنابراین، دیگر کارکنان سازمان که وظایف تخصصی را به عهده دارند، می‌توانند تمامی زمان، انرژی و تمرکزشان را روی کار اصلی خود قرار ‌دهند.

سازمان‌های مختلفی به استخدام کارمندان اداری نیاز دارند، به طور مثال بیمارستان ها، ادارات دولتی، سازمان‌های تجاری بزرگ و … فرصت‌های شغلی زیادی برای کارمندان اداری وجود دارد؛ همچنین آگهی‌های استخدام منشی آموزشگاه و مطب نیز بسیار زیاد هستند.